Selasa, 10 Juli 2012

FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM FORMULIR ELEKTRONIK


Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. 

Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai 
dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir, diantaranya

1. siapa yang memerlukan atau yang akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.

2. adakah formulir lain yang sekarang di rancang atau sekarang di gunakan berisi informasi yang sama, jika ya apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang di rancang ini dengan formulir lain. banyak perusahaan yang merancang faktur penjualan, surat muat (bill of leading), slip pembungkus (packing slip), dan surat order pengiriman dalam satu kali penulisan

3. apakah elemen-elemen yang harus di cantumkan di dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. hal ini akan mengurangi kemunhkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisn formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir

4. apakah formulir akan menggunakan penulisan tangan atau dengan mesin.


Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir, yaitu :

1. jika suatu kejadian perlu dicatat

2. jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali

3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama.

4. jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi


jenis-jenis formulir menurut sumbernya:

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll

2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll

3. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.


Sumber :
www.google.co.id