Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai
bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen.
Dalam arti luas, formulir
adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai
dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang
tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
formulir, diantaranya
1. siapa yang memerlukan atau yang akan mendapat
informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. hal ini akan menentukan
berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2. adakah formulir lain yang sekarang di rancang
atau sekarang di gunakan berisi informasi yang sama, jika ya apakah ada
kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang di rancang ini dengan
formulir lain. banyak perusahaan yang merancang faktur penjualan, surat muat
(bill of leading), slip pembungkus (packing slip), dan surat order pengiriman
dalam satu kali penulisan
3. apakah elemen-elemen yang harus di cantumkan di
dalam formulir telah disusun menurut urutan yang logis. hal ini akan mengurangi
kemunhkinan terjadinya kesalahan dalam pengisisn formulir dan akan mengurangi
waktu pengisian dan penggunaan formulir
4. apakah formulir akan menggunakan penulisan tangan
atau dengan mesin.
Ada empat keadaan yang mendasari perlunya penggunaan
formulir, yaitu :
1. jika suatu kejadian perlu dicatat
2. jika suatu informasi tertentu harus dicatat
berulang kali
3. jika berbagai informasi yang saling berhubungan
perlu disatukan dalam tempat yang sama.
4. jika diperlukan penetapan tanggung jawab
terjadinya transaksi
jenis-jenis formulir menurut sumbernya:
1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam
perusahaan.
Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam
kerja, dll
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar
perusahaan.
Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian,
dll
3. Formulir yang diterima dari pihak luar.
Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.
Sumber :
www.google.co.id
Sumber :
www.google.co.id